Toda empresa de sucesso precisa ter um espaço físico adequado para receber seus fornecedores, clientes, fechar contratos e discutir, entre a própria equipe, seus projetos. Por isso, ter uma sala de reunião atraente e organizada é fundamental para a sua empresa.
Para entender melhor a importância de ter um ambiente adequado para reuniões empresariais, continue a leitura deste post.
A imagem da empresa começa na sala de reunião
É na sala de reunião que a empresa entra com o pé direito no mercado. Nesse local ocorre o fechamento de contratos com fornecedores e clientes, há apresentação de novos projetos e elaboração de ideias — ou seja, é o ambiente onde a empresa é gerenciada.
Para que o espaço cumpra com seus objetivos é preciso ser estruturado nos mínimos detalhes. Portanto, desde as paredes até o mobiliário devem ser muito bem avaliados.
Caso a sala de reunião seja bem estruturada ela será capaz de:
Transmitir profissionalismo e seriedade
Com uma sala de reunião equipada (mesas especializadas, cadeiras reguláveis, isolamento acústico, cores neutras, aparelhos de teleconferência e iluminação artificial) suas reuniões passam a ser mais focadas e sem dispersão.
Esse tipo de organização se torna, para o cliente, algo que transcende aquele local, ou seja, para ele toda a empresa é entendida como organizada. Por isso ele passa a ter mais confiança no seu trabalho e tende a fechar negócio.
Promover mais atenção ao assunto discutido
Em um ambiente limpo, claro e sem sons externos, o representante do seu fornecedor e do seu comprador fica com toda a atenção voltada para você. Dessa forma fica mais fácil convencê-lo da qualidade do seu produto.
Um dos maiores problemas desses locais de comunicação é o som externo. Você consegue perceber isso facilmente no dia a dia. Quando você está conversando com alguém e tem uma televisão ligada, por exemplo, isso atrapalha sua concentração, certo? É o mesmo que ocorre as pessoas em uma reunião, na qual toda atenção deveria estar voltada para o apresentador.
Oferecer a sensação de bem-estar e conforto
Em todo tipo de reunião, aqueles que estão presentes não podem estar preocupados com temperatura ruim, dores no corpo (em decorrência de assentos desconfortáveis) e odores desagradáveis, pois isso os faz perder a atenção. Portanto, nunca esqueça de se atentar a esses detalhes.
Otimizar os assuntos
Com todos esses recursos as reuniões passam a ser mais rápidas e eficientes. Dessa forma, você conseguirá passar todos os detalhes para os participantes das reuniões e eles o entenderão facilmente.
Dicas importantes
As dicas a seguir são importantes para que sua reunião seja adequada e para o progresso da sua empresa:
organize a sala antes de uma reunião. É muito importante que você, se for usar a televisão, o projetor ou o computador, avalie antecipadamente se está tudo funcionando corretamente para não passar vergonha da hora da sua apresentação;
confira se os assentos estão corretos. Além disso, avalie quantas pessoas estarão presentes para deixar a temperatura o mais adequada possível;
estipule quanto tempo você levará para passar todas as informações necessárias. A partir disso, faça algumas pausas caso o assunto seja muito extenso para que o encontro não se torne cansativo;
mantenha a calma e transmita segurança nas informações passadas, pois isso faz os demais confiarem em você.
E então, compreendeu por que você precisa investir em uma sala de reunião adequada? Ajude outros empresários a entenderem como isso é importante! Compartilhe este post nas redes sociais!
